Cara Cari Perkhidmatan Setiausaha Korporat Terbaik di Malaysia

Tahniah atas syarikat baru anda!

Anda kini sertai kumpulan elit 1.5 juta pemilik perniagaan di Malaysia yang telah tubuhkan Sdn Bhd mereka.

Sekarang anda dah mula dengan baik. Jom ke bahagian yang perlu, iatu melantik perkhidmatan setiausaha korporat.

(Setiausaha korporat juga dikenali sebagai setiausaha syarikat atau CoSec)

Anda tak nak lantik sebarang setiausaha korporat sahaja. Anda tak akan percayakan doktor pembedahan sesuka hati untuk bedah anda, kan? Sama juga dalam hal ini.

Idealnya, anda nak setiausaha korporat yang:

• Biasa dengan peraturan

• Faham perniagaan anda

• Ada integriti

• Utamakan kepentingan terbaik anda

Jadi macam mana nak tahu seseorang itu sesuai untuk anda dan perniagaan anda?

Anda tanya soalan yang betul, sudah tentu.

Hari ini, kami akan kongsikan dengan anda 5 soalan untuk tanya bila anda nilai setiausaha

korporat, dan sebab di sebalik soalan-soalan tersebut.

Jom mulakan!

Kenapa anda perlukan setiausaha korporat?

Pertama sekali, kenapa anda perlukan setiausaha korporat?

Mudah. Sebab ia diwajibkan oleh Seksyen 236(1) Akta Syarikat 2016.

Setiap Sdn Bhd mesti lantik setiausaha korporat dalam 30 hari selepas penubuhan.

Gagal berbuat demikian boleh kena denda RM10,000! Percayalah, lebih murah bayar CoSec.

Apa sebenarnya kerja setiausaha korporat?

Kami akan beri anda dua versi jawapan untuk soalan ini, iaitu jawapan formal dan jawapan praktikal.

Jawapan formal:

Setiausaha syarikat pastikan pematuhan dengan peraturan SSM. Mereka uruskan pemfailan berkanun, resolusi lembaga, minit mesyuarat, pemindahan saham, dan urusan tadbir urus korporat.

Jawapan praktikal:

Setiausaha syarikat melindungi syarikat anda daripada penyalahgunaan.

Ramai pengarah urus syarikat mereka seperti tabung duit peribadi, untuk diambil dan dikosongkan sesuka hati.

Peranan setiausaha syarikat adalah untuk lindungi syarikat daripada bahaya.

Seperti pengawal peribadi. Atau pengasuh. Atau pengasuh pengawal peribadi yang tahu kung fu.

Boleh ke saya minta ibu saya jadi setiausaha korporat saya?

Boleh. DENGAN SYARAT ibu anda adalah setiausaha berlesen yang berdaftar dengan SSM.

Atau ahli mana-mana badan berikut:

• Malaysia Institute of Chartered Secretaries and Administrators (MAICSA)

• Malaysia Institute of Certified Public Accountants (MICPA)

• Malaysia Association of Company Secretaries (MACS)

• Advocates' Association of Sarawak (AAS)

• Malaysia Institute of Accountants (MIA)

• Sabah Law Association (SLA)

• Malaysia Bar (BC)

Kalau ya, ibu anda boleh jadi setiausaha korporat anda.

Kalau tidak, anda kena cari orang lain untuk dilantik, seperti kami.

Setiausaha korporat uruskan cukai dan akaun ke?

Tidak. Itu jabatan lain.

Ada empat orang yang bertanggungjawab pastikan anda patuh:

1/ Setiausaha Syarikat

Jaga syarikat anda daripada disalahgunakan oleh pengarah sendiri.

2/ Akauntan

Rekod setiap ringgit supaya anda tahu apa yang sebenarnya berlaku.

3/ Juruaudit

Semak semua dengan mata segar untuk pastikan ia betul dan mencerminkan keadaan sebenar.

4/ Pakar Cukai

Lepas juruaudit bagi lampu hijau, kira tepat berapa anda perlu bayar kepada kerajaan.

Jadi tidak, setiausaha syarikat tidak uruskan cukai dan audit.

Macam mana nak pilih setiausaha korporat yang betul di Malaysia. Soalan apa nak tanya?

Sekarang bahagian penting. Macam mana nak bezakan setiausaha korporat yang baik dengan yang kurang baik?

Ini 5 soalan untuk uji calon anda:

1. Adakah anda berlesen oleh Suruhanjaya Syarikat Malaysia atau badan profesional yang diiktiraf?

2. Apakah tarikh akhir berkanun yang penting yang saya perlu tahu sebagai pengarah syarikat?

3. Terangkan apa yang berlaku kalau kami terlepas hantar Penyata Tahunan tepat pada masa?

4. Apa yang anda perlu tahu tentang perniagaan saya untuk beri nasihat yang betul?

5. Selain pematuhan, apakah cabaran persediaan perniagaan lain yang biasa dihadapi syarikat baru, dan macam mana anda bantu dengan itu?

Kenapa anda patut tanya soalan-soalan ini kepada setiausaha korporat anda

"Adakah anda berlesen oleh Suruhanjaya Syarikat Malaysia atau badan profesional yang diiktiraf?"

Jelas sekali, jawapannya mesti ya.

Seperti yang kami sebutkan tadi, setiausaha korporat mesti setiausaha berlesen yang berdaftar dengan SSM, atau ahli mana-mana badan berikut:

• Malaysia Institute of Chartered Secretaries and Administrators (MAICSA)

• Malaysia Institute of Certified Public Accountants (MICPA)

• Malaysia Association of Company Secretaries (MACS)

• Advocates' Association of Sarawak (AAS)

• Malaysia Institute of Accountants (MIA)

• Sabah Law Association (SLA)

• Malaysia Bar (BC)

Tak lulus syarat ini? Yang lain tak penting dah.

"Apakah tarikh akhir berkanun yang penting yang saya perlu tahu sebagai pengarah syarikat?"

Jawapan yang betul:

• Penyata Kewangan (6-7 bulan dari akhir tahun kewangan)

• Penyata Tahunan (30 hari dari AGM)

• Pemberitahuan SSM

Ini maklumat asas yang setiap setiausaha syarikat patut tahu.

"Terangkan apa yang berlaku kalau kami terlepas hantar Penyata Tahunan tepat pada masa."

Kalau anda terlepas tarikh akhir, anda kena bayar RM100 untuk bulan pertama, lepas tu RM10 untuk setiap hari sehingga anda hantar.

Syarikat anda akan ditanda sebagai "tidak patuh" yang rosak reputasi perniagaan anda.

Lepas 6 bulan, SSM hantar notis amaran dan mungkin mula buang syarikat anda dari rekod mereka.

Kalau anda abaikan ini selama setahun penuh, mereka akan mula tutup syarikat anda secara automatik dan umumkan dalam Warta Kerajaan.

"Apa yang anda perlu tahu tentang perniagaan saya untuk beri nasihat yang betul?"

Ini uji sama ada mereka ada pengalaman perniagaan sebenar atau hanya tahu isi borang sahaja.

Ia tunjukkan sama ada mereka penasihat perniagaan sebenar yang boleh selesaikan masalah, atau sekadar orang yang tahu isi borang kerajaan sahaja.

"Selain pematuhan, apakah cabaran persediaan perniagaan lain yang biasa dihadapi syarikat baru, dan macam mana anda bantu dengan itu?"

Ini tukar situasi untuk uji sama ada mereka tahu soalan apa yang patut mereka tanya tentang perniagaan anda.

Profesional yang baik ada pendekatan sistematik untuk faham pelanggan.

Ia tunjukkan sama ada mereka penasihat yang sedar diri dan faham bahawa perniagaan berbeza ada keperluan pematuhan yang berbeza, atau mereka sekadar buat kerja tanpa kaedah yang betul.

Nak tengok macam mana Douglas Loh & Associates akan jawab lima soalan ini? Jom berbual supaya anda boleh tahu. Klik di sini.